Casi todos hemos organizado alguna vez algún evento más o menos importante, relacionado con nuestra vida personal, laboral o simplemente de sociedad. También hemos participado en otros de los que realmente disfrutamos y nos alegramos por haber estado allí y de otros pensamos que han sido un fiasco. Al organizar un evento debemos estar atentos a todo, absolutamente de todo porque no sólo seremos el centro de atención sino que todo lo que hemos orgaizado y preparado será observado con lupa y nos exponemos tanto a halagos como a las críticas. Los detalles debemos tenerlos cubiertos y así nos ganaremos la reputación de excelentes organizadores de eventos.
Las claves para que un evento esté bien organizado y tenga éxito son los siguientes:
Motivos para realizarlo
Organizar un acto de este tipo nos exigirá tiempo, esfuerzo y dinero, sin contar con el stress que provoca. Un evento sólo tiene sentido si está justificado. Debe ser realmente necesario que nuestros invitados se desplacen para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto y no se aprovecharán todos los esfuerzos realizados.El concepto adecuado
El concepto es el marco en el que se desarrolla nuestro evento. La fiesta 'de la rosa','todos de blanco', etc. La entrega de los Oscars es el evento más importante de Hollywood y es puro glamour. Ningún detalle queda librado a la improvisación, todo está milimétricamente pensado y calculado. Al organizar tu evento ten esto en cuenta. Si el glamour mueve a los Oscars, ¿cuál es el sentido que mueve a tu fiesta?Mentalidad de anfitrión de lujo
Todo depende del anfitrión. Quien hace y deshace, quien lleva el control y toma las decisiones, especialmente a la hora de los recursos. Un evento no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada. Todo gira alrededor de la empatía. Debemos ponernos en el lugar de los invitados y pensar qué experiencias nos gustaría vivir, cómo ser atendidos, cumplir con las expectativas y compatibilizarlo con nuestro objetivo. El anfitrión será la cara visible dele vento, quien lo personifica, quien jamás debe descuidar a los invitados. Sólo así conseguiremos el éxito y la repercusión esperados.Personas invitadas
Nuestros inviatdos asistirán porque nosotros así lo deseamos y porque a ellos les interesa. sin invitados el evento no tiene sentido. Tampoco debemos descuidar los invitados y procuraremos que quede satisfecho. El anfitrión tiene a su cargo el cuidar por el bienestar de sus invitados. Asuntos como la temperatura del local, la hora adecuada, disponer de suficiente bebida y comida, la duración del evento, el entretenimiento... todas son cuestiones de las que se ocupará el anfitrión para que los invitados estén a gusto y no tengan ganas de marcharse a toda prisa. El trato personalizado es fundamental, siempre y cuando las dimensiones dele vento nos permitan "personalizar" el trato.Elegir el espacio El lugar elegido debe adaptarse al concepto elegido: elegante o under, sofisticado o fresco y jovial, glamouroso o para la diversión. Debemos tener suficiente lugar para las diferentes actividades y necesidades de todos los invitados. El anfitrión debe estar 'visible' y no envuelto en un mar infinito de gente.
Para que nuestro evento se recuerde durante mucho tiempo, para que la gente hable de ello y nos aporte un plus a nuestra imagen debemos recordar estas claves que nos van a permitir brillar y quedar en el top de las fiestas.
